Odstoupení od smlouvy do 14 dnů nově přímo v Portálu klienta

Klient podepíše smlouvu online a za pár dní si to rozmyslí. Místo hledání formuláře a psaní e-mailu teď klikne na tlačítko v Portálu klienta. V ISPadminu 5.44 beta1 může od elektronicky podepsané smlouvy odstoupit do 14 dnů od podpisu a vaše zákaznické centrum o žádosti hned ví.

K dispozici od verze ISPadmin 5.44 beta1.

Co je nového

V Portálu klienta je v Dokumentech u elektronicky podepsaných dokumentů tlačítko pro odstoupení od smlouvy.
Ze žádosti vznikne tiket v Helpdesku, bez Helpdesku přijde e-mail.
Všechny žádosti najdete v novém přehledu, nevyřízené navíc na Dashboardu a v Kartě klienta.
Smlouva, služba ani fakturace se samy nemění, další kroky zůstávají na vás.

Níž najdete, co je k tomu potřeba a jak žádost vyřídit.

Co budete potřebovat

Modul Elektronické podpisy. Tlačítko se nabízí jen u dokumentů, které klient podepsal elektronicky SMS kódem. Platí to pro jakýkoli takto podepsaný dokument, nejen pro smlouvu.
Klienta bez IČO. Firmám a podnikatelům s IČO se odstoupení v Portálu klienta nenabízí.
Právo na Klienti / Odstoupení od smlouvy pro přehled žádostí a widget na Dashboardu. Po aktualizaci se nepřidělí samo, zapněte ho uživatelům, kteří žádosti vyřizují. Pro označování žádostí jako vyřízených v přehledu je potřeba i právo na úpravy. V Kartě klienta můžete žádost označit i bez těchto práv, stačí přístup k Dokumentům.
Kanál, kterým se o žádosti dozvíte: oddělení v Helpdesku se zaškrtnutou volbou Použít pro zasílání požadavků z KP, nebo vyplněné nastavení Emailová adresa pro zasílání kopií autorizovaných požadavků. Bez Helpdesku musí být platná Systémová emailová adresa: je odesílatelem e-mailu a záložním příjemcem.

1. Co vidí klient

V Portálu klienta přibyl v Dokumentech sloupec Odstoupení od smlouvy. U elektronicky podepsaného dokumentu je 14 dnů od podpisu aktivní tlačítko Odstoupit od smlouvy. Po najetí myší ukáže, kdy lhůta končí. Po jejím uplynutí je tlačítko neaktivní a po najetí myší vysvětlí proč.

Portál klienta, Dokumenty: tlačítko Odstoupit od smlouvy a stav už odeslaných žádostí.

2. Klient odstoupení potvrdí

Po kliknutí se otevře okno s datem elektronického podpisu a koncem lhůty. Klient zaškrtne potvrzení a klikne na Odeslat požadavek. V tabulce se pak u dokumentu zobrazí Požadavek odeslán s datem.

Potvrzovací okno Odstoupení od smlouvy do 14 dnů.

Tlačítkem Hromadně odstoupit od smluv může klient vybrat více dokumentů najednou. K jednomu dokumentu lze žádost odeslat jen jednou.

3. Co se stane v systému

S Helpdeskem: ke každému dokumentu vznikne tiket v oddělení pro požadavky z Portálu klienta. Je v něm klient s klientským číslem, dokument, datum podpisu, datum odeslání žádosti a důvod Odstoupení do 14 dnů. Tiket vidí i klient, další komunikace tak může pokračovat přímo v něm.
Bez Helpdesku nebo bez takového oddělení: odejde e-mail na adresu pro kopie autorizovaných požadavků, a když není vyplněná, na systémovou adresu. U hromadného odstoupení je to jeden e-mail se všemi dokumenty.
V systému: žádost se uloží a zapíše se do historie klienta. Najdete ji v systému i tehdy, když není nastavený Helpdesk ani e-mail. Když dokument smažete, zmizí s ním i žádost.

Služba, smlouva ani fakturace se po odeslání žádosti samy nemění. Další kroky provedete ručně podle svých postupů.

4. Najděte žádost

Všechny žádosti najdete na stránce Klienti / Odstoupení od smlouvy. U každé vidíte klienta, dokument, datum vystavení, datum elektronického podpisu, datum odstoupení, službu, fakturační skupinu, kontakty, tiket a sloupec Vyřízeno. Sloupce si zvolíte tlačítkem Sloupce, hledat a filtrovat můžete přes Filtry, u dat i podle období. Z řádku se dostanete do Karty klienta, k dokumentům, službě i do tiketu.

Klienti / Odstoupení od smlouvy: přehled všech žádostí.

O nevyřízených žádostech se dozvíte i jinde:

na Dashboardu ve widgetu Odstoupení od smlouvy,
v okně s upozorněními po otevření Karty klienta,
v Kartě klienta v Dokumentech ve sloupci Odstoupení od smlouvy.

5. Označte žádost jako vyřízenou

Až žádost s klientem dořešíte, označte ji jako vyřízenou. Můžete to udělat na třech místech:

v přehledu Klienti / Odstoupení od smlouvy hromadnou akcí Označit jako vyřízené,
v Kartě klienta v Dokumentech přímo u dokumentu,
tamtéž hromadnou akcí Označit jako vyřízené (Odstoupení od smlouvy).

Když se spletete, vrátíte stav akcí Označit jako nevyřízené (Odstoupení od smlouvy). Kdo a kdy žádost vyřídil, zjistíte v historii klienta nebo po najetí myší na ikonu v Kartě klienta. Klient v Portálu klienta uvidí Požadavek vyřízen.

Vybraným klientům můžete z přehledu poslat hromadný e-mail nebo SMS, třeba s informací o dalším postupu, případně u nich provést hromadnou změnu. Slouží k tomu akce Přejít do Hromadných akcí.

Časté potíže

Klient tlačítko nevidí. Možné příčiny: klient má vyplněné IČO, dokument nepodepsal elektronicky SMS kódem, dokument nebo celá část se smlouvami se v Portálu klienta nezobrazuje, nebo nemáte modul Elektronické podpisy.
Tlačítko je neaktivní. Od elektronického podpisu uplynulo více než 14 dnů.
Stránka Odstoupení od smlouvy hlásí chybějící oprávnění. Právo se po aktualizaci nepřiděluje automaticky, zapněte ho v nastavení práv uživatele.
Nepřišel tiket ani e-mail. Nemáte v Helpdesku oddělení pro požadavky z Portálu klienta, nebo není platná Systémová emailová adresa. Žádost se přesto uložila a najdete ji v přehledu.
V přehledu chybí sloupec Tiket. Zobrazuje se jen s aktivním modulem Helpdesk.

Co dál

Další návod k novinkám verze 5.44: EET 2.0 (česká lokalizace).